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        1. “我太忙了”,往往意味著自己的個人戰略出了問題

          中歐商業評論
          2023.09.28
          為最重要的事情安排時間。

          文:Roger Martin

          來源:中歐商業評論(ID:ceibs-cbr)



          01

          為最重要的事情安排時間


          1998年,羅杰·馬丁開始了他的學術職業生涯,擔任羅特曼管理學院的院長一職。這是他的第一份學術工作,他對這個職位的日常工作任務和時間安排充滿了濃厚的好奇。他研究了前任院長如何安排任務和分配時間。


          他發現,前任院長的工作主要包括三個部分:


          第一是財務管理,包括財務規劃、預算編制、審計和控制,這是重要但繁瑣的工作;


          第二是教職員工的招聘,院長參與其中的所有相關工作,同樣是一個復雜而耗時的過程;


          第三是大量的籌款工作,這對于任何管理學院的院長來說都是一個巨大的挑戰。


          同時他也意識到,這并不是當前學院最重要的任務。對于當時的羅特曼學院,當務之急是提升學院的聲譽、改變當時被媒體稱為“管理不善學院”的形象。


          他認為,提高學院的聲望需要做出全方位的努力:激勵學院的教授,給他們一些可以相信的東西;修復學院的經濟狀況,以聘用一批世界級的教授;建立羅特曼學院在知識產權領導力方面的聲譽,特別是在整合思維和商業設計領域;建立一種以學生為中心的文化,特別是要有一種文化,能夠讓教授們在研究之外也重視教學。


          然而,一個棘手的問題是,如果按照前任院長的時間表,這些最重要的任務將沒有足夠的時間去完成。因此,他決定減少現有工作的時間,以便將精力集中在更有價值的地方。


          據他觀察,前任院長每周在財務管理、教職員工招聘和籌款這三方面都各花了大約一天的時間,而每周剩下的兩天則用于其他各種各樣的工作。馬丁教授希望把這些現有的工作時間大幅壓縮。他開展了一個項目,目標是將這些工作的年度計劃時間減少100天,然后將這100天投入到其他高價值的活動中。


          02

          用授權與協作節省時間


          為了完成100天的時間縮減計劃,羅杰首先將目標對準了財務管理的50天。解決方案是將更多的工作授權給一位財務專家,以減少自己的時間花費。


          他對他的首席行政官(CAO)瑪麗·艾倫·約曼斯(Mary Ellen Yeomans)的才華印象深刻?,旣悺ぐ瑐愒诙鄠惗啻髮W有豐富的工作經驗,在1980年以來一直在多倫多大學任職,曾擔任伍茲沃斯學院副校長兼教務長助理,并在1993年接受了羅特曼管理學院助理院長、行政和首席行政官的職位。羅杰認為她在大學財務方面比自己更有能力,希望能充分發揮她在工作角色中的杠桿作用。他的目標是,通過將財務工作更多授權給瑪麗·艾倫,從而將自己的年度財務工作天數減少到每年 5 天——這是一個令瑪麗·艾倫大吃一驚的計劃。


          為了實現這個計劃,羅杰在前期進行了大量的時間投入——大約6個月的時間——與瑪麗·艾倫共同探討。他提出了各種關于羅特曼的財務改革的具體想法,包括為教師提供根本不同的基金資助模式等。通過這六個月的努力,他成功地找到了一套可行的解決方案。這個過渡期的投入幫助他在接下來的14.5年里擔任院長時,將每年在財務工作上的花費控制在5天之內。


          羅杰也用類似的方式節省了自己在教師招聘方面花費的時間。他選中了學術副院長彼得·保利(Peter Pauly)。在他看來,彼得不僅是一位出色的學者,而且對年輕人才有著敏銳的眼光,在教師招聘方面比自己更有能力。他們共同合作,極大地改變了招聘策略,以確保我們朝著新的方向前進。在彼得的幫助下,他也成功將自己在招聘活動上的時間花費降低到每年不到5天的水平。


          這一系列的授權舉措不僅節省了羅杰自己的時間,也給予了兩位管理者更多的成就感和金錢回報。他們在多倫多大學獲得了比任何同等職位的管理者都更大的責任,這給了他們極大的工作滿意度,同時還能獲得比以前更高的薪水。


          03

          洞察任務本質,

          高效運用時間


          籌款是改善學院經濟狀況、吸引優秀師資的重要活動,但對很多院長來說是巨大的挑戰。羅杰看到,“招聘委員會顯然希望我宣誓效忠花時間籌款的想法,因為很多院長試圖逃避這個任務”。


          他認為,籌款是重要的活動,值得投入時間,但時間的花費必須更有效率。要有效解決特定問題,必須將時間和精力集中在產生最顯著效果的關鍵環節上,以實現最大化的投入產出比。


          他開始思考籌款這件事的“竅門”。該領域的傳統方法是列出富有的校友名單,并花大量時間與他們會面,向他們要錢。他認為這不是一種比較有效的籌款方式,特別是對于一所聲譽不佳且在與校友保持聯系方面做得很糟糕的學校。他認為改善籌款的關鍵在于,努力提高自身的價值,讓有錢人(無論是否校友)以他們喜歡和感覺有價值的方式參與到學院的各種事務和活動中,并且在適當的時候,他們會想要“幫助”學院。


          在擔任院長期間,羅杰寫了八本書,其中包括整合思維和商業設計的重要內容,還有幾百篇文章,這些都提高了學院的知識產權形象。此外,他每年教授不少于兩門課程——有時多達七門——以鼓勵其他教授也投入更多時間在教學上。他還每年與每位教授單獨會面一次,從開始時的36名全職終身教職教授,到后期的120名全職終身教職教授和50名兼職教授——需要花費每年八個星期的時間。但他仍然覺得這是作為院長期間最有價值的時間投入。


          在他的努力下,羅特曼管理學院贏得了多倫多大學150多年歷史上第一個 7 位數和 8位數的主動捐款。在他擔任院長的15年里,籌集了2.5億美元。他這樣形容自己在籌款上花費的時間:“我有兩個真實的答案。一個是100%,因為我100%的時間都在努力使學校值得捐贈。另一個是5%,因為我每周只花幾個小時與富人見面,向他們要錢?!?/p>


          羅杰·馬丁以身作則,展示了作為管理者如何通過優化時間管理最大限度地發揮團隊的價值?!啊覍嵲谑翘α恕且环N極為不愉快的感覺。而且,這也是非常低效的。這對你和你周圍的人都不利。確定一個可以讓你不再感到‘太忙'的工作水平,找到基于你自己能力的可以‘嬴’的關鍵點,重新分配你的時間?!?/p>


          人不是機器上的齒輪,可以運用的時間是有限的。時間管理不僅僅是個人層面的技能,也是領導力的表現。在組織中的職位越高,這一點就越重要,因為管理者個人的時間管理失敗會給他人和組織帶來問題。對時間深思熟慮,將有限的時間有效用于最重要的任務,是創造更多價值并引領團隊走向成功的關鍵。


          參考資料:

          1.Being ‘Too Busy’ Means Your Personal Strategy Sucks: https://rogermartin.medium.com/being-too-busy-means-your-personal-strategy-sucks-8f24b9327179

          2.Giurge, Laura, Ashley V. Whillans, and Colin West. "Why Time Poverty Matters for Individuals, Organisations, and Nations." Nature Human Behaviour 4, no. 10 (October 2020): 993–1003

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